Cómo evitar reuniones improductivas

 

¿No ha tenido alguna vez la impresión de haber salido de una reunión en la que no se decidió nada, a pesar de que estaban todos los involucrados? ¿Cuál fue el problema? ¿Tal vez había demasiada gente? ¿Se habló mucho?

Algunos expertos en capacitación corporativa, entre ellos Joseph Grenny, cofundador de VitalSmarts, han identificado las situaciones más comunes que suceden cuando se organiza una reunión de trabajo:

NO SE FIJA UN TIEMPO LÍMITE DE DURACIÓN. Si al citar a la reunión usted no fija un tiempo de duración, es posible que algunos de los convocados rehúsen asistir simplemente porque ese día lo tienen muy ocupado y porque que esta nueva actividad no calzará en sus agendas. Si usted fija la hora de inicio y de fin, habrá más posibilidades de que todos asistan y participen en la reunión de forma más activa para concluir a la hora señalada. Si por algún motivo la hora de inicio llegara a retrasarse, usted recibirá un aplauso de los asistentes si respeta la hora de finalización y convoca a una reunión para otro día si quedan temas pendientes.

LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN NO VAN PREPARADOS. El organizador cita a la reunión pero no dice el asunto que se tratará, y más aún, no envía la documentación que servirá de base para la discusión. Esto no asegurará que todos lean lo que se envía, pero al menos algunos —los verdaderamente interesados en una solución ágil— sí lo harán y la reunión será más productiva.

QUIEN DIRIGE LA REUNIÓN NO MIRA LOS GESTOS DE LOS OTROS. Si usted se está sintiendo perdido o aburrido, póngase alerta y mire a su alrededor para ver si los demás también se están sintiendo igual: “No estoy atendiendo la discusión. Al parecer, nos estamos saliendo de la agenda. ¿Alguien más piensa como yo?”

SE ABORDAN MUCHOS PROBLEMAS A LA VEZ.  Esta es una de las trampas en las que se suele caer en las reuniones en las que no se ha preparado una agenda con anticipación. Si ocurre, sugiera que el grupo aborde un problema a la vez, aun cuando esto sea demasiado obvio.

NO SE DETECTA A TIEMPO LA “MALA HIERBA”. Haga notar las digresiones en detalles improductivos. Todos los participantes son responsables del éxito de la reunión, así que si usted no dice nada, es parte del problema.

NO QUEDAN CLARAS LAS RESPONSABILIDADES AL FINAL. Si usted dirige la reunión —incluso si no fuera así— es importante dejar claro el “quién”, el “qué” y el “cuándo”. Una pregunta tan cortés como la siguiente nunca está de más al final de una reunión: “¿Podemos tomarnos un segundo para resumir lo que acordamos y quién hará qué, y para cuándo? No lo tengo totalmente claro y quiero estar seguro de respetar mis compromisos”.

SOBRE LA AUTORA

Patricia León González es Master en Dirección de Empresas MBA por el IDE Business School y Licenciada en Sistemas de Información por la Escuela Superior Politécnica del Litoral de Ecuador.

 

Compartir articulo

Submit to FacebookSubmit to Google BookmarksSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

Comentarios